9 малоизвестных фишек для бизнеса в Excel
Excel — не самая дружелюбная программа на свете. Обычный пользователь использует лишь 5% её возможностей и плохо представляет, какие сокровища скрывают её недра. Используя советы Excel-гуру, можно научиться сравнивать прайс-листы, прятать секретную информацию от чужих глаз и составлять аналитические отчёты в пару кликов. (О'кей, иногда этих кликов 15.)
1. Супертайный лист
Допустим, Вы хотите скрыть часть листов в Excel от других пользователей, работающих над книгой. Если сделать это классическим способом — кликнуть правой кнопкой по ярлычку листа и нажать на «Скрыть» (картинка 1), то имя скрытого листа всё равно будет видно другому человеку. Чтобы сделать его абсолютно невидимым, нужно действовать так:
— Нажмите ALT+F11.
— Слева у Вас появится вытянутое окно.
— В верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть.
— В нижней части в самом конце списка найдите свойство Visible и сделайте его xlSheetVeryHidden. Теперь об этом листе никто, кроме Вас, не узнает.
2. Запрет на изменения задним числом
Перед нами таблица с незаполненными полями «Дата» и «Кол-во». Менеджер Вася сегодня укажет, сколько морковки за день он продал. Как сделать так, чтобы в будущем он не смог внести изменения в эту таблицу задним числом?
— Поставьте курсор на ячейку с датой и выберите в меню пункт «Данные».
— Нажмите на кнопку «Проверка данных». Появится таблица.
— В выпадающем списке «Тип данных» выбираем «Другой».
— В графе «Формула» пишем =А2=СЕГОДНЯ().
— Убираем галочку с «Игнорировать пустые ячейки».
— Нажимаем кнопку «ОК». Теперь, если человек захочет ввести другую дату, появится предупреждающая надпись.
— Также можно запретить изменять цифры в столбце «Кол-во». Ставим курсор на ячейку с количеством и повторяем алгоритм действий.
3. Запрет на ввод дублей
Вы хотите ввести список товаров в прайс-лист так, чтобы они не повторялись. Вы можете установить запрет на такой повтор. В примере указана формула для столбца из 10 ячеек, но их, конечно, может быть любое количество.
— Выделяем ячейки А1:А10, на которые будет распространяться запрет.
— Во вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Проверка данных».
— Во вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выбираем вариант «Другой».
— В графе «Формула» вбиваем =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)<=1.
— В этом же окне переходим на вкладку «Сообщение об ошибке» и там вводим текст, который будет появляться при попытке ввести дубликаты.
— Нажимаем «ОК».
4. Выборочное суммирование
Перед Вами таблица, из которой видно, что разные заказчики несколько раз покупали у Вас разные товары на определённые суммы. Вы хотите узнать, на какую общую сумму заказчик по имени ANTON купил у Вас крабового мяса (Boston Crab Meat).
— В ячейку G4 вы вводите имя заказчика ANTON.
— В ячейку G5 — название продукта Boston Crab Meat.
— Встаёте на ячейку G7, где у Вас будет подсчитана сумма, и пишете для неё формулу {=СУММ((С3:С21=G4)*( B3:B21=G5)*D3:D21)}. Сначала она пугает своими объёмами, но если писать постепенно, то её смысл становится понятен.
— Сначала вводим {=СУММ и открываем скобки, в которых будет три множителя.
— Первый множитель (С3:С21=G4) ищет в указанном списке клиентов упоминания ANTON.
— Второй множитель (B3:B21=G5) делает то же самое с Boston Crab Meat.
— Третий множитель D3:D21 отвечает за столбец стоимости, после него мы закрываем скобки.
— Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.
5. Сводная таблица
У Вас есть таблица, где указано, какой товар, какому заказчику, на какую сумму продал конкретный менеджер. Когда она разрастается, выбирать отдельные данные из неё очень сложно. Например, Вы хотите понять, на какую сумму продано моркови или кто из менеджеров выполнил больше всего заказов. Для решения таких проблем в Excel существуют сводные таблицы. Чтобы создать такую таблицу, Вам нужно:
— Во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица».
— В появившемся окне нажать «ОК».
— Появится окошко, в котором Вы можете сформировать новую таблицу, используя только интересующие Вас данные.
6. Товарный чек
Чтобы посчитать общую сумму заказа, можно поступить как обычно: добавить столбец, в котором нужно перемножить цену и количество, а потом посчитать сумму по этому столбцу. Если же перестать бояться формул, можно сделать это более изящно.
— Выделяем ячейку C7.
— Вводим =СУММ(.
— Выделяем диапазон B2:B5.
— Вводим звёздочку, которая в Excel — знак умножения.
— Выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку (картинка 2).
— Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.
7. Сравнение прайсов
Это пример для продвинутых пользователей Excel. Допустим, у Вас есть два прайса, и Вы хотите сравнить их цены. На 1-й и 2-й картинке у нас прайсы от 4 и от 11 мая 2010 года. Часть товаров в них не совпадает — вот как узнать, что это за товары.
— Создаём в книге ещё один лист и копируем в него списки товаров и из первого, и из второго прайса.
— Чтобы избавиться от дублей товаров, выделяем весь список товаров, включая его название.
— В меню выбираем «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».
— В появившемся окне отмечаем три вещи: а) скопировать результат в другое место; б) поместить результат в диапазон — выберите место, куда хотите записать результат, в примере это ячейка D4; в) поставьте галочку на «Только уникальные записи».
— Нажимаем кнопку «ОК» и, начиная с ячейки D4, получаем список без дублей.
— Удаляем первоначальный список товаров.
— Добавляем колонки для загрузки значений прайса за 4 и 11 мая и колонку сравнения.
— Вводим в колонку сравнения формулу =D5-C5, которая будет вычислять разницу.
— Осталось автоматически загрузить в колонки «4 мая» и «11 мая» значения из прайсов. Для этого используем функцию: =ВПР( искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный _просмотр).
— «Искомое_значение» — это строчка, которую мы будем искать в таблице прайса. Легче всего искать товары по их наименованию.
— «Таблица» — это массив данных, в котором мы будем искать нужное нам значение. Он должен ссылаться на таблицу, содержащую прайс от 4-го числа.
— «Номер_столбца» — это порядковый номер столбца в диапазоне, который мы задали для поиска данных. Для поиска мы определили таблицу из двух столбцов. Цена содержится во втором из них.
— Интервальный_просмотр. Если таблица, в которой Вы ищете значение, отсортирована по возрастанию или по убыванию, надо ставить значение ИСТИНА, если не отсортирована — пишете ЛОЖЬ.
— Протяните формулу вниз, не забыв закрепить диапазоны. Для этого поставьте перед буквой столбца и перед номером строки значок доллара (это можно сделать, выделив нужный диапазон и нажав клавишу F4).
— В итоговом столбце отражается разница в ценах по тем позициям, которые есть и в том, и в другом прайсе. Если в итоговом столбце отражается #Н/Д, это значит, что указанный товар есть только в одном из прайсов, а следовательно, разницу вычислить невозможно.
